ETUDE COMTABLE D’UN BAR

Durant mon stage au sein de la société, il m’a été confié le dossier de Monsieur Marc Spooky, entrepreneur individuel, qui dirige le Bar Le Mexique.

L’entrepreneur est donc une personne physique qui a un pouvoir étendu mais qui engage son patrimoine propre. En effet, la raison est le principe de l’unité du patrimoine du droit français. L’entrepreneur est donc indéfiniment responsable de ses dettes professionnelles sur ses biens propres. Mais, en revanche, il est propriétaire des moyens de production, il perçoit l’intégralité des bénéfices et il est le seul à décider dans l’entreprise.

Les bénéfices sont soumis à l’Impôt au Revenu (l’I.R.) au titres des Bénéfices Industriels et Commerciaux (B.I.C.).

Dans un premier temps, il sera question de l’organisation comptable de la S.A.R.L. Excoma, la saisie des opérations comptables, de façon périodique, c’est à dire tout les mois, pour chaque client, en l’occurrence ici le Bar Le Mexique. Ensuite, nous verrons les travaux de fin d’exercice, où il m’a été demandé à partir de la Balance après inventaire de retrouver le Bilan et le Compte de Résultat de l’entreprise de Monsieur Marc Spooky afin de me familiariser avec les comptes de l’entreprise. Car, par la suite, il m’a été confié l’analyse de ces documents avec la réalisation des Soldes Intermédiaires de Gestion, le calcul de la Capacité d’Autofinancement, le Bilan Fonctionnel, l’étude du Fond de Roulement Net Global, le Besoin en Fond de Roulement et la Trésorerie.

I. Organisation comptable

La société Xéon organise la comptabilité de ses clients en deux phases. Tout d’abord, des travaux mensuels qui sont saisis sur Quadra, le logiciel spécialisé de gestion, les documents comptables (factures, journal de caisse, relevé bancaire…). Ensuite, à la fin de chaque exercice, la société fait l’inventaire du client et réalise les documents de synthèse (Bilan, Compte de Résultat, annexes éventuelles…)

A. Travaux mensuels

1. Saisies des factures ayant de la TVA

a. Factures d’un supermarché

En effet, il est nécessaire de trier les achats lorsque le client acquiert certains de ses produits dans un supermarché, pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il peut y avoir des achats personnels avec ceux utiles au bon fonctionnement économique de l’entreprise, tel que l’achat de mousse à raiser, de rasoirs… exemples concernant monsieur Marc Spooky, car ces produits ne sont pas nécessaire pour l’activité du bar (compte 108 si il s’agit d’une entreprise individuelle ou compte 455 si il s’agit d’une société) et la TVA n’est donc pas déductible. Mais, de plus, dans ces factures auprès d’un supermarché, on peut y trouver des produits qui ne seront pas vendus comme marchandises par l’entrepreneur mais qui sont utilisés dans le cas de l’activité de l’entreprise : javel, essuie tout, balais… là alors il s’agit soit de petits matériels (compte 60631) ou soit de produits d’entretien (compte 60632).

		15/02/01
6072		Achat de marchandises (TVA 5.5%)	756,62
60631		Petits matériels	56,30
60632		Produits d'entretien	75,28
108		Compte de l'exploitant	25,90
44566		Etat. TVA déductible	67,40
	401	Fournisseur - Champion		981,50
		Facture de champion n° 125518

Sur Quadra, le compte est 08021500 pour Champion Hyères. En effet, les deux premiers chiffres « 08 » sont spécifiques sur Quadra pour identifier les comptes fournisseurs auxiliaires qui seront regroupés dans le compte collectif « 401. centralisation des fournisseurs » lors de l’établissement des comptes annules.

b. Factures autres que d’un supermarché

Cette facture m’a paru intéressante car il s’agit d’une acquisition d’immobilisations et de petits matériels à la fois, avec une cession d’anciennes tables.

		15/05/01
215		Installations techniques, matériels Desserte 4 portes Inox	11900,00
215		Installations techniques, matériels Plonge 2 bacs 1 égouttoir EMP LV	4000,00
60631		Petit matériel - Etagère batterie	500,00
60631		Petit matériel - Friteuse	1590,00
60631		Petit matériel - Etagère à épices	650,00
44566		Etat. TVA déductible sur achat biens	537,04
44562		Etat. TVA déductible sur immobilisation	3116,40
	401	Fournisseur - Import'Diffusion		19901,44
	775	Produits cession éléments actifs		2000
	4458	Taxes à régulariser en attente		392
		Facture de Import'Diffusion

2. Saisies de la trésorerie

Le client note sur un journal de trésorerie manuscrit, les différentes opérations de trésorerie :

- les chèques et les prélèvements, sur une feuille, concernant les opérations de banque ;

- les recettes, et les dépenses en espèces sur une autre (voir en annexe un extrait).

a. Le journal de Banque et l’Etat de Rapprochement

Pour commencer, je saisie tous les règlements aux fournisseurs, aux salariés et aux autres tiers à partir de la feuille concernant les opérations de banque (ou talons de chèques suivant les clients, et relevés bancaires). Puis à l’aide de Quadra, je réalise l’Etat de Rapprochement.

En effet, l’objectif de l’Etat de Rapprochement est de vérifier que le solde du compte 512 – Banque, tenu par l’entreprise est équivalent mais de sens inverse à celui qui figure sur le relevé de banque. L’Etat de rapprochement se réalise en quatre étapes :

- vérifier que les soldes de début de période sont identiques (sinon rechercher les différences) ;

- pointer les opérations réciproques entre la banque et l’entreprise ;

- reporter le solde de fin de période et les montant non pointé dans l’Etat de Rapprochement ;

- calculer les nouveaux soldes.

Par le programme de Quadra, pour savoir si l’Etat de Rapprochement est juste il faut retrouver le solde banque par le solde comptable.

Etat de Rapprochement du mois de mais du Bar Le Mexique

	Débit	Crédit	Mois saisie
SOLDE COMPTABLE		49923,14
chèque 565 Sud est Boisson	2308,34		avril
Prélèvement France Finance	409		avril
Chèque 571 Sud Est Boisson	2645,14		avril
Chèque 572 Sud Est Boisson	4021,87		mai
Chèque 577 Sud Est Boisson	294,58		mai
Chèque 580 Sud Est Boisson	1080,94		mai
Chèque 583 Sud Est Boisson	1356,33		mai
Chèque 586 Rugby Club Carqueiranne Hyères	200		mai
Chèque 590 Sud Est Boisson	581,66		mai
Chèque 591 Sud Est Boisson	2588,19		mai
Chèque 592 Henry Blanc	697,81		mai
Remise Carte bancaire		46,5	mai
TOTAL	15783,86	49969,64
Solde banque	-33785,78

b. Les recettes (journal de Caisse C1)

Il est absolument nécessaire, au préalable, de calculer les recettes hors taxe ainsi que la TVA respective à chaque activité de l’entreprise. Pour le bar Le Mexique, les recettes se composent de ventes à emporter où la TVA est de 5,5%, du Snack et du Bar avec une TVA à 19,6%. Mais, le bar loue un emplacement pour des jeux qui lui rapporte tout les mois 350 francs hors taxe de commission.

Exemple d’après le Bar de Le Mexique

1°. Calcul des recettes totales

Espèces	37621
Chèques	2387
Carte bancaire	1116,5
Recettes total	41124,5

2°. Calcul des recettes hors taxes et de la TVA

	TTC	HT	TVA
Ventes à emporter	10893	9107,86	1785,14
Snack	8498	8054,98	443,02
Bar	21733,5	18171,82	3561,68
Recettes total	41124,50	35334,66	5789,84

3°. Comptabilisation

		30/04/01
530		Caisse	41124,50
	7072	Ventes à emporter à 5,5%		9107,86
	70712	Snack à 19,6%		8054,98
	70701	Bar à 19,6%		18171,82
	44571	Etat - TVA collectée		5789,84
		Recettes du mois d'avril 2001

		30/04/01
530		Caisse	418,6
	7082	Jeux 19,6%		350
	44571	Etat - TVA collectée		68,6
		Commissions jeux

c. Les remises et les dépenses en espèces (journal de caisse C1)

		30/04/01
5801		Versements espèces	31000
5802		Remises chèques	2387
5803		Remises cartes bancaires	1116,5
108		Compte de l'exploitant	7000
401		Fournisseur Frosini	89,1
	530	Caisse		41592,6
		Dépenses espèces d'avril

Maintenant, à partir du programme de Quadra, la déclaration de TVA se fait automatiquement.

3. Autres travaux mensuels

Il s’agit là des derniers travaux mensuels : comptabilisation de la déclaration de TVA dans le journal des Opérations diverses (OD), les factures non soumises à la TVA dans le journal des Achats, les déclarations de salaire si il y a lieu (ce qui n’est pas le cas du Bar Le Mexique car monsieur Marc Spooky n’emploie pas de salarié), des cotisations à l’ORGANIC, l’URSSAF…

Il est aussi utile de contrôler chaque compte fournisseur pour savoir si ils ont bien été réglé ou si il s’agit d’un règlement différé (plus tard). Pour cela, l’entreprise pour justifier le solde d’un compte à recours au lettrage. Une entreprise doit connaître pour un client les factures qui sont réglées et celle qui ne le sont pas : c’est la justification du solde du compte. Cette connaissance est possible grâce au lettrage des comptes. Le lettrage consiste à rapprocher un mouvement débit et crédit de même montant en affectant la même lettre (A, B, C…). Parfois, plusieurs débit correspondent à un crédit ou l’inverse. Dans ce cas, la même lettre est affectée aux différents mouvements.

B. Les travaux de fin d’exercice

Les travaux d’inventaire sont obligatoires. Le plan comptable générale indique : « toute entreprise fait au moins une fois par an un inventaire de ses éléments actifs et passifs et arrête tous ses comptes en vue d’établir son Bilan et son Compte de Résultat ».

Les objectifs sont d’ordre :

- comptable : détermination du résultat net comptable,

- fiscal : détermination du résultat imposable. Ce dernier est la base du calcul de l’impôt. Il diffère souvent du résultat comptable car les règles fiscales ne sont pas toujours les mêmes que les règles comptables.

Les principes fondamentaux sont nombreux : le principe des coûts historique : il n’est pas tenu compte de l’évolution des prix pour leur évaluation future ; le principe de non-compensation : aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d’actifs et de passifs du Bilan ou entre les postes de charges et de produits du Compte de Résultat ; le principe de continuité : pour l’évaluation des éléments d’actif, l’entreprise doit se placer dans une perspective de continuité ; le principe de prudence ; le principe d’indépendance des exercices ; le principe de permanence des méthodes : la présentation des comptes annuels ainsi que les méthodes d’évaluation retenues ne peuvent être modifiées d’un exercice à l’autre.

Organisation des travaux de fin d’exercice

Afin de présenter une comptabilité reflétant une image fidèle de l’entreprise, divers travaux sont nécessaires à l’inventaire :

- l’inventaire extra comptable : c’est la prise de connaissance de la réalité, c’est à dire le dénombrement des éléments du patrimoine de l’entreprise (immobilisations, stocks, créances, disponibilités et dettes) puis l’évaluation des éléments à la date de l’inventaire ;

- régularisation comptable à l’inventaire ;

- la prise en compte des dépréciation des éléments de l’actifs : amortissements et provisions (exemple : la perte de valeur d’une machine) ;

- la prise en compte du stock réel en fin d’exercice ;

- la prise en compte des risque et charges probables : provisions pour risques et charges (exemple : risque de pénalité pour versement tardif de la TVA) ;

- la prise en compte uniquement des charges et produits de l’exercice. C’est la régularisation des charges et des produits (exemple : la facture EDF du dernier mois n’est pas parvenu dans l’entreprise) ;

- présentation de la Balance après inventaire ;

- présentation des documents de synthèse : Bilan, Compte de Résultat et Annexes.

Bilan et Compte de Résultat

Le décret du 29 novembre 1983 a retenu une présentation sous forme de compte (Actif – Passif).

Le Bilan est présenté avant affectation des résultats. En effet, le résultat est compris dans les capitaux propres.

Le Bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôtures de l’exercice précédents.

Pour le Compte de Résultat, les produits et les charges, classés par catégorie, doivent être présentés soit sous forme de tableaux, soit sous forme de liste.

La Commission des Opération en Bourse (C.O.B.) considère que la présentation sous forme de liste est souhaitable, alors que le comité juridique de l’Association Nationale des Société par Actions (A.N.S.A.) estime en revanche que, s’il est souhaitable d’harmoniser les présentations comptables, il faut laisser ouvertes les possibilités prévus par la loi. Fiscalement, seule la présentation en liste est possible, puisqu’elle est retenue sur la liasse fiscale, mais cette obligation ne retire rien à la possibilité comptable de présentation en compte. S’agissant d’un petit commerçant dont le Chiffre d’Affaires est inférieur à 3 000 000 de francs, il n’est pas nécessaire d’établir d’annexes.

A partir de la Balance après inventaire (voir Annexe), l’expert-comptable m’a demandé de retrouver le Bilan et le Compte de Résultat avec un bénéfice de 121 386 francs du Bar Le Mexique, afin de me familiariser avec les comptes de l’entreprises pour ensuite analyser ces deux documents de synthèses.

bilan

resultat

La présentation du Compte de Résultat est sous forme de tableaux avec les charges d’une part et les produits de l’autre.

Remarques :

- Sur la tenue des comptes

L’enregistrement des comptes, les contrôles et la déterminations du résultat de l’exercice sont les principales étapes de l’organisation comptable.

Une bonne tenue des comptes est nécessaires pour faciliter la gestion et éviter des sanctions en cas d’irrégularités de la tenue de la comptabilité.

Les sanctions sont une amende de 1000 à 12000 francs et/ou d’un à cinq ans d’emprisonnement prévu par le code pénal pour le faux en écritures privées, de commerce ou de banque ; voir la réclusion criminelle de cinq à dix ans s’il s’agit de la destruction ou la dissimulation de documents comptables.

Mais, des sanctions sont aussi mis en place par le code Général des Impôts (amende de 5000 à 25000 francs et/ou un emprisonnement d’un à cinq ans) pour les manœuvres frauduleuses pour se soustraire de l’établissement ou le paiement total ou partiel des impôts, les irrégularités dans la tenue du livre-journal et du livre d’inventaire, la tenue d’une fausse comptabilité par les professionnels pour le compte de leur client (en cas de récidive : interdiction d’exercer la profession d’expert-comptable).

- Sur les frais financiers dus aux prélèvement de l’exploitant

Si le solde du compte de l’exploitant individuel devient débiteur à la suite de ses prélèvements, les frais et charges correspondant aux emprunts et découverts bancaires figurant au Bilan sont considérés comme supportés à due concurrence dans l’intérêt de l’exploitant et non dans celui de l’entreprise. Ces charges financières ne sont donc pas admises en déduction du résultat imposable, sauf celle qui se rapporte à la fraction des sommes empruntés excédant le solde débiteur du compte de l’exploitant.

La Quote-part non déductible est déterminée par le rapport du solde moyen annuel du compte de l’exploitant (ou le montant moyen des prêts et avances de l’exercice). La réintégration des frais financiers doit-être opérée quelles que soient la destination des emprunts, y compris donc s’ils financent des investissement durables, et la situation créditrice ou débitrice, du compte de l’exploitant à la date où ils sont contractés. Les mêmes règles sont applicables dans les sociétés de personnes, en cas d’excédent des soldes débiteurs des comptes courants d’associés sur le capital initialement versé.

Exemple : une entreprise individuelle finance en 2001 un investissement par un emprunt de 140000 francs, remboursable au terme de trois ans, les intérêts annuels correspondant sont de 9 600 francs. En outre, les agios afférents à un découvert bancaire de 90 000 francs accordé le 1^er Mai 2001 se sont élevés à 12 000 francs. Le compte de l’exploitant est affecté par les opérations suivantes :

SOLDE

- situation au 1^er janvier après affectation des résultats 2000 + 30 000

- 31 mars 2001 : prélèvement de 40 000 - 10 000

- 1 août 2001 : apport de 21 + 21 000

- 30 septembre 2001 : prélèvement de 46 000 - 35 000

- 31 décembre 2001 : résultat de l’exercice est de 100 000 + 65 000

Les charges financières non déductibles sont calculées ainsi :

- solde moyen annuel du compte de l’exploitant :

((30 000 x 3) + (- 10 000 x 4) + (11 000 x 2) + (-35 000 x 3) ) / 12 = - 2 750

- Montant moyen des prêts et avances consentis à l’entreprise :

((140 00 x 12) + (90 000 x 8)) / 12 = 200 000

- Quote-part des frais financiers non déductible :

(9 600 + 12 000) x (2 750 / 200 000) = 297

- Sur les dettes sociales

L’ORGANIC (la caisse de retraite des industriels et des commerçants) est une contribution sociale de solidarité assise sur le Chiffre d’Affaires ; c’est une contribution non exigible si l’entreprise a cessé son activité en cours d’exercice ; mais qui est normalement une charge de l’exercice en cours duquel elle a réalisé le Chiffre d’Affaires sur lequel il est basé. En effet, pour cela, on débite le « 6371. Contribution sociale de solidarité » pour le crédit du « 4386. Organismes sociaux (charges à payer) ».

Fiscalement, cette contribution constitue une charge déductible des résultat de l’exercice en cours au 1^er jour de l’année civile au titre de laquelle est effectivement due. Par exemple, si un exercice est clôturé au 31 mars N+1, on réintégrera la contribution du 1^er janvier N+1 au 31 mars N+1 et on déduira celle du 1^er janvier N au 31 décembre N.

Il a été donc provisionné depuis 1993 des contributions que Marc Spooky n’a jamais réglé ce qui explique une telle dette sociale envers l’ORGANIC. Mais le Bar a été contrôlé durant l’exercice 2000, le décompte, pour un montant de 250 000 francs, commence dès cet exercice ; ce qui explique la saisie de l’ORGANIC au 1 mars 2000 par prélèvement.

II. Analyse des documents de synthèse

A partir des documents de synthèse que sont le Bilan et le Compte de Résultat, le cabinet d’expertise comptable, peut, à la demande du client, effectuer diverses analyses de ces documents comptables. L'analyse des documents de synthèse établis par l'entreprise en fin d'exercice permet de renseigner le chef d'entreprise sur sa gestion et l'aide à prendre toutes les décisions utiles qui s'imposent. Il s'agit essentiellement de calculer des valeurs caractéristiques ou agrégats et de les comparer soit à ceux des années passées, soit à ceux des autres entreprises du même secteur.

A. Les Soldes Intermédiaires de Gestion

Dans le décret du 29 novembre 1983 et le Plan Comptable Générale, la formation du résultat net apparaît sur un unique « Compte de Résultat » où les charges et les produits sont groupés en fonction de leur caractères d’exploitation, financier et exceptionnel. La formation du résultat peut être fourni dans l’annexe. Le tableau des Soldes Intermédiaires de Gestion en est une autre illustration, ce tableau n’est pas obligatoire, il est facultatif.

Le tableau des Soldes Intermédiaires de Gestion représente une cascade de soldes qui constitue des paliers dans la formation du résultat net de l’exercice ou de tout autre période comptable. La marge commercial est la différence entre le montant des ventes de marchandises et leur coût d’achat. Cette marge est un indicateur fondamentale des entreprises commerciales. La valeur ajouté est une notion mesurant l’importance économique de l’entreprise et représente la richesse créée par l’entreprise. L’Excédent (ou Insuffisance) Brute d’Exploitation (ou E.B.E.) est une approche du résultat de l’entreprise et constitue un bon indicateur des performances économiques normales de l’entreprise.

sig

B. La Capacité d’Autofinancement

Elle représente la totalité des ressources internes que l’entreprise pourrait consacrer à cet autofinancement ; c’est la différence entre :

- les produits encaissables, générateurs de recettes ;

- les charges décaissables, entraînant des dépenses.

La Capacité d’autofinancement est donc un surplus monétaire dégagé par l’activité ; elle n’est pas égale au bénéfice comptable, mais c’est le bénéfice en terme de trésorerie. Elle peut être calculé de deux façons : par le résultat de l’exercice, ou par l’Excédent Brute d’Exploitation.

Par le résultat net

Par l’E.B.E.

Résultat net + Dotations aux amortissements et provisions ( comptes 681 – 686 – 687) - Reprises sur amortissements et provisions (comptes 781 – 786 – 787) + Valeur comptables des Actifs cédés (compte 675) - Produit de cession des éléments actifs (compte 775)

Excédent Brute d’Exploitation + Autres Produits d’Exploitation (comptes 75) + Produits financiers (sauf reprises et produits de cession) – (comptes 77 sauf 787 – 775) - Autres charges d’exploitation (comptes 65) - Charges financières (sauf dotations aux provisions) – (comptes 66 sauf 686) - Charges exceptionnelles (sauf dotations et valeur comptable des actifs cédés) – (comptes 67 sauf 675 – 687) - Impôt sur les Sociétés (compte 695) - Participation des salariés (compte 691) - Transfert de charges d’exploitation

Application : Bar Le Mexique

A partir du résultat de l'exercice
Résultat net de l'exercice	121386
Dotations amortissements et provisions	10709
Reprises amortissements et provisions	0
Valeurs comptables actifs cédés	0
Produits comptables actifs cédés	0
Capacité d'Autofinancement	132095
A partir de l'E.B.E.
E.B.E.	130303
Autres produits d'exploitation	14345
Produits financiers	0
Produits exceptionnels	6
Autres charges de gestion courantes	0
Charges financières	-10334
Charges exceptionnelles	-2225
Impôt sur les Sociétés	0
Participation des salariés	0
Transferts de charges d'exploitation	0
Capacité d'Autofinancement	132095

C. Le Bilan Fonctionnel

Le but de l'analyse fonctionnelle du bilan consiste à gérer et à prévoir la trésorerie de l'entreprise. Pour ce faire, il faut passer par les différentes tâches suivantes :

- Etablir un bilan fonctionnel en grandes masses ;

- Calculer le fond de roulement net global et le besoin en fond de roulement ;

- Calculer et analyser la trésorerie de l'entreprise.

Le bilan fonctionnel condensé regroupe les postes du bilan sous forme de grandes masses. Un bilan fonctionnel peut par exemple regrouper les postes suivants:

ACTIF	PASSIF
ELEMENTS STABLES Immobilisations	RESSOURCES STABLES Financements propres Dettes financières
ACTIF CIRCULANT D'EXPLOITATION Stocks Créances ACTIF CIRCULANT HORS EXPLOITATION Créances diverses Valeur mobilière de placement	DETTES D'EXPLOITATION Fournisseurs Dettes fiscales et sociales DETTES HORS EXPLOITATION Dettes sur immobilisations Autres dettes Dividendes à payer
TRESORERIE ACTIVE Disponibilités	TRESORERIE PASSIVE Concours bancaires
TOTAUX	TOTAUX

Le Bilan fonctionnel regroupe l’ensemble des Actifs et des Passifs chiffrés à leur valeur d’origine, c’est à dire à l’entrée dans les différents cycles d’investissement, d’exploitation et de financement de l’entreprise. Il n’y a pas de plus ou moins-values.

bilan fonctionnelle

D. Etude du fond de roulement net global et du Besoin en fond de roulement

On appelle fonds de roulement la partie de l’actif circulant financée par des ressources stables. Le besoin en fonds de roulement est égale à la différence entre les stocks et les créances de l’actif circulant moins le passif circulant. La trésorerie équilibre la différence entre le Fond de roulement net global et le besoin de fond de roulement.

La trésorerie du bar Le Mexique est négative car le Fond de roulement est inférieur au besoin en fond de roulement ce qui traduit une insuffisance de ressources par rapport au besoin, l’entreprise fait appel au concours bancaires courants et aux découverts bancaire (solde créditeur de banque). Pour améliorer la trésorerie, deux actions peuvent-être envisagées : soit augmenter le fond de roulement net global (améliorer la rentabilité, augmenter ressources externes) ; soit diminuer le besoin en fond de roulement d’exploitation. On en déduit donc que l’entreprise est dépendante du monde extérieur, en particulier de ses fournisseurs. Si ces derniers ne lui accordent plus de temps pour qu’elle règle des factures, le Bar se trouvera dans de grave difficultés financières. D’autant plus que son capital est débiteur 113 340 francs, ce qui entraîne une Quote-Part non déductible présenté en remarque précédemment.

schéma organisation comptable